be-Werbung via Internet

be-Werbung per E-Mail

Grundsätzliches

Fast alle Regeln für eine sinnvolle Brief- und Lebenslaufdarstellung bei der konventionellen be-Werbung gelten auch für die E-Mail-be-Werbung!

  • Die Beschränkung auf das Wesentliche ist vorrangig.
  • Trotzdem: SMS-Sprachstil, interpunktionsfreie Kleinschreibung sind fehl am Platz.
  • Eine gewisse Gestaltung ist möglich im HTML-Format. Das kommt Ihnen entgegen, wenn Sie Ihren be-Werbungs-Brief im Mail-Fenster platzieren (z.B. Andreas Lager). Die Alternative ist der Brief als PDF in der Anlage.

Absender-Adresse

  • Benutzen Sie eine «normale», private E-Mail-Adresse, allenfalls eine spezielle für be-Werbungen – zum Beispiel «g.guggenbuehl@rmx.com».
  • Fantasienamen wie «goldkaefer@rmx.com» oder «coolboy@rmx.com» wirken suspekt.

Empfänger-Adresse

  • Gibt es für die Zustellung an die verantwortliche Person eine eindeutige E-Mail-Adresse? Zum Beispiel: hans.mueller@melkag.ch.
  • Vermeiden Sie Zustellungen an info@- und andere unpersönliche Adressen, ausser in der Anzeige wird das ausdrücklich verlangt oder Sie haben durch telefonische Rücksprache geklärt, dass der Empfang mit Diskretion erfolgt.

Betreff und Spam-Gefahr

  • Schreiben Sie in der Betreffzeile exakt um welche Stelle es sich handelt: Projektmanager/in, NZZ 4.9.2012. Mit einer klaren Formulierung sorgen Sie dafür, dass Ihre Mail nicht im Spam-Ordner landet.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mail angekommen ist. In «Outlook» oder «Thunderbird»  können Sie eine Empfangsbestätigung anfordern.

Inhalte – be-Werbungs-Schreiben

  • Dafür sind weitere Begriffe in Gebrauch: Motivationsschreiben, Anschreiben usw. Der Text des kurzen, aber prägnanten be-Werbungs-Briefes kann direkt ins Textfenster der Mail kopiert werden, wo eine eigentliche Gestaltung kaum möglich ist (siehe oben).
  • Ist es Ihnen wichtig, dass das Schreiben in der üblichen gestalteten Form, vielleicht auf einem persönlichen Briefpapier beim Empfänger ankommt, dann legen Sie es als PDF in die Anlage.
  • Auch wenn das be-Werbungs-Schreiben in der Anlage beiliegt, ist ein kurzes E-Mail-Anschreiben sinnvoll. Immer soll am Ende eine Aufzählung der Beilagen stehen. Beispiel:
Guten Tag Herr Müller

In der Anlage sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die im Betreff genannte Aufgabe. Danke für Ihre Auseinandersetzung damit.

Freundliche Grüsse

Andreas Muster

Anlage: Je ein PDF für das Bewerbungschreiben, den Lebenslauf, die Bildungsdokumente und die Arbeitszeugnisse

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Andreas Muster-Meier
Affolternstrasse 324
8011 Zürich
043 221 112 211 • 075 211 112 221

erreichbar in der Regel ab 18.30 Uhr

Signatur

  • Legen Sie für die be-Werbungen eine Signatur fest mit mindestens ganzem Namen, Adresse und Telefonnummer. Natürlich steht es Ihnen frei, mehr anzugeben, zum Beispiel die E-Mail-Adresse (obwohl im Absender der Mail ersichtlich) und Telefon-Erreichbarkeitszeiten. Sie tun das als Service für die Empfänger, die diese Angaben auch in den mitgeschickten Unterlagen fänden (siehe obiges Beispiel).

Inhalte – Lebenslauf

  • Der Lebenslauf wird als PDF mitgeschickt. Achtung: Der Ausdruck im Unternehmen erfolgt meist in Schwarz-Weiss. Das heisst, das integrierte farbige Foto, das Sie mitliefern, soll auch in SW ein gutes Bild ergeben. Am besten probieren Sie das aus.

Inhalte – Arbeitszeugnisse und Bildungsdokumente

  • Erstellen Sie am besten zwei PFD-Dokumente. Das eine soll alle Arbeitszeugnisse enthalten, umgekehrt chronologisch zusammengefügt, also zuerst das aktuellste, das andere die wesentlichen Bildungsdokumente in der gleichen Reihenfolge. Sie erleichtern den Empfängern mit einer minimalen Anzahl von PDF-Dokumenten die Arbeit. Legen Sie also nicht für jedes Zeugnis oder Diplom ein separates Dokument bei.
  • Während einer konventionellen be-Werbung in Papier alle Arbeitszeugnisse beiliegen, reichen in der E-Mail-be-Werbung evtl. die aktuellsten ein bis drei (für die letzten 10 Jahre), was aber im Einzelfall zu klären ist.

Stil

  • Für die E-Mail-be-Werbung gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie für die be-Werbung in Papierform. Die Darstellung soll klar, übersichtlich, kurz und zeitgemäss sein. Die Inhalte müssen in Form, Sprache und Stil der gesuchten Funktion entsprechen.
  • Siehe «be-Werbungs-Brief», «Lebenslauf», «be-Werbungs-Dossier».

Scannen

  • Das Einscannen, Zusammenführen und Speichern von mehreren Dokumenten zu einem PDF  bedingt eine geeignete Papierzuführung und eine entsprechende Software des Scanners oder Multifunktionsgerätes.
  • Das Zusammenfügen einzelner PDF's kann auch in kostenlosen Programmen wie PDF24 Creator für Windows oder Combine PDFs für Mac bewerkstelligt werden. Ab Mac OS X 10.5 funktioniert es mit «Vorschau».

Dateigrösse und Dateityp

  • Achten Sie darauf, dass die zu versendenden Dateien nicht schwerer als 2 MB werden.
  • Senden Sie alle Unterlagen im PDF-Format (Adobe Portable Document Format). Mit aktuellen Programmversionen können Sie in der Windows-Welt in der Regel aus Word- und anderen Dokumenten ein PDF zu erzeugen. Andernfalls benötigen Sie ein Programm. In der Mac-OS X-Welt können über die Druckfunktion alle Dokumente als PDF's gespeichert werden.

Überprüfung

  • Haben Sie Mailtext, Adressen, Anlagen auf Korrektheit geprüft? Die Dokumente, die Sie verschicken möchten, haben Sie auf Vollständigkeit, Orthografie und Grammatik überprüft, oder korrigieren lassen.
  • Es kann nicht schaden, eine Nacht über Ihre Arbeit zu schlafen und anderntags die Kontrolle zu wiederholen.
  • Wenn Sie alles geklärt, geordnet und «perfekt» erstellt haben, ist es sinnvoll, vor dem definitiven Versand einen Test zu machen. Schicken Sie sich selber, einer Freundin, einem Nutzer eines anderen Betriebsystems, eines anderen Mailprogramms eine Test-Mail, um zu sehen, ob alles korrekt ankommt, geöffnet und gedruckt werden kann.

Nachfassen

  • Der Versand ist geglückt. Sie warten auf eine Einladung. Falls Sie nach circa zwei Wochen noch ohne Bericht sind, ist es sinnvoll, auch (oder gerade) bei elektronischen be-Werbungen, telefonisch nachzufassen.

Sicherheitsaspekte, Risiken

  • Der Verkehr durch die weltweit verflochtenen Kanäle des Internets ist nur bedingt geschützt.
  • Die Möglichkeit der Verschlüsselung ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger über eine geeignete Entschlüsselungsmöglichkeit verfügt.
  • Wenn Sie Zugriff auf die eigene Homepage ermöglichen, ist es nicht ideal, eine private Site zu benutzen, auf der auch familiäre Details, Fotos und anderes enthalten sind. Wenn Sie diesen Weg beschreiten wollen, dann erstellen Sie eine separate Homepage nur für die be-Werbung.
  • Bei Inseraten, die einzig eine nichts sagende E-Mail-Adresse aufweisen, ist die gleiche Vorsicht angebracht wie bei Chiffre-Inseraten.
  • Grundsätzlich besteht das Risiko, dass Mails nicht ankommen, weil sie in einem SPAM-Filter hängen bleiben. Das kann daran liegen, dass der versendende Server momentan wegen Missbrauchs durch Dritte auf einer «Schwarzen Liste» steht. Es kann aber auch sein, dass die Attachements zu zahlreich oder zu schwer sind.

be-Werbung online

Grosse Unternehmen entwickeln individuelle und umfassende webbasierte Rekrutierungsverfahren. Sie wenden zum Teil mehrstufige, hoch strukturierte Selektionsverfahren an, die Hürden wie ein online-Assessment enthalten können. Andere Firmen erwarten zumindest be-Werbungen mittels speziellem online-Formular. Ein weiterer Betrieb gibt zudem die Möglichkeit, einen sogenannten Suchagenten einzurichten, der aufgrund weniger Stichworte (Funktionsbereich, Region, Beschäftigungsart, Beschäftigungsgrad und ein individuelles Stichwort) während einer gewählten Zeit die offenen Stellen des Konzerns durchforstet und Sie per E-Mail avisiert. Die Varianten werden sich künftig häufen. Hürden werden teils auf- und abgebaut mit dem Zunehmen und Abschwellen der Anzahl be-Werbungen.

Die online-be-Werbungen sind je nach Firma unterschiedlich aufwändig. Am besten schaut man eine Reihe dieser Formulare an und erstellt von seinen Daten Textmodule.

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Umsetzung